O ConsultaBem é um serviço completo e único para clínicas e consultórios que vai aumentar a eficiência e melhorar a qualidade dos serviços prestados pelos profissionais de saúde no atendimento e acompanhamento de seus pacientes. Ao se utilizar o serviço ConsultaBem, o profissional de saúde tem acesso a um sistema integrado de informações, com o foco na sua especialidade, disponível 24 horas por dia e 7 dias na semana, totalmente acessível pela internet e a partir de qualquer dispositivo, como computadores, tablets ou smartphones. O serviço ConsultaBem pode ser contratado de duas formas: para ser utilizado diretamente pelos funcionários das clínicas e consultórios, e para isso damos todo o suporte e treinamento necessários; ou pode ser contratado o serviço complementar da nossa central de atendimento, onde os recursos humanos e materiais são usados de forma compartilhada, e que opera o sistema e dá apoio ao profissional de saúde e a seus pacientes. ConsultaBem é composto por uma central de atendimento, um serviço de agendamento, um software para acompanhamento do paciente e um conjunto de ferramentas administrativas e de gestão para as clínicas e consultórios.
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Central de Atendimento
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O principal componente e maior diferencial do serviço ConsultaBem é a oferta de uma central de atendimento especializada. Esta central está preparada para efetuar o atendimento telefônico de maneira transparente para o paciente e com a eficiência e a qualidade que eles esperam. A central de atendimento é um serviço que pode ser utilizado por qualquer clínica ou consultório, independente do porte ou volume de consultas. Dentre as possíveis maneiras de utilizar o serviço podemos destacar:
Profissional entrante: para aquele que está começando o seu consultório e ainda não tem uma demanda grande de pacientes, pode contratar o nosso serviço a um custo inferior ao de se manter uma secretária dedicada e subutilizada. Profissional estabelecido: pode utilizar o serviço como complemento a secretária local, cobrindo os horários em que ela não está trabalhando (almoço, férias ou ausência), ou em momentos de muita atividade, funcionando como uma secretária complementar; ou simplesmente terceirizando todo o atendimento telefônico aos pacientes com a nossa central. Como vantagem de utilizar nossas secretárias virtuais podemos destacar:
- A central de atendimento funciona sem interrupções das 8h as 20h, sem intervalos ou horário de almoço.
- O custo do atendimento pela central é sempre menor do que o custo de manutenção de uma secretária local.
- Mais eficiência no acompanhamento das agendas, otimização do tempo e na recuperação das consultas canceladas porque nossa equipe está 100% focada nesta atividade. Como características principais do serviço podemos citar:
- Transparência: com um atendimento personalizado, o paciente não sabe que está falando com uma central e pensa estar falando com a secretária do próprio consultório.
- Um sistema inteligente de telefonia identifica o paciente que está ligando e para qual clínica ou consultório deseja falar.
- Todas as operações das clínicas e consultórios, tanto as efetudas pelas secretárias locais como pelas secretárias virtuais da nossa central, são registradas no nosso sistema de agendamento, em uma única base de dados.
- Flexibilidade de uso: todas as operações realizadas pela central podem ser efetuadas diretamente pelo paciente na internet a partir de seu computador, tablet ou smartphone.
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Serviço de Agendamento
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O agendamento é o serviço básico de apoio as clínicas, consultórios de médicos e dentistas, entre outros profissionais de saúde que tem como natureza básica de sua atividade o atendimento agendado de pacientes. Para este profissional o tempo é o seu maior bem e a sua capacidade de gerenciar este tempo, atendendo as consultas agendadas no tempo certo e sem atrasos, é o que permite a este profissional maximizar a qualidade e o lucro obtido com a prestação do seu serviço. O paciente espera ser bem atendido, na hora marcada e sem atrasos. O modelo utilizado atualmente por clínicas e consultórios é o de empregar uma secretária, ou mais de uma, para a função de receber os pacientes e cuidar da agenda do profissional e de seus pacientes. É comum também a secretária efetuar atividades de cobrança dos pacientes e dos planos de saúde, solicitações de autorização dos planos de saúde e algumas atividades administrativas e financeiras. Em alguns casos é comum a secretária acumular também a função de assistente do profissional de saúde. Na prática, a secretária é sobrecarregada de atividades e acaba dedicando pouca atenção aos pacientes que desejam agendar, cancelar ou remarcar consultas; algo muito comum neste tipo de serviço. Estatísticas mostram que pode-se encontrar taxas de absenteismo de até 20% (vinte por cento), que podem ser diminuídas com o uso de um serviço de agendamento. Pelo serviço de agenda o paciente pode incluir, alterar e cancelar suas consultas pela internet, e o profissional de saúde bem como sua secretária podem acompanhar e gerenciar as agendas da forma mais eficiente. Como características do serviço de agendamento, podemos destacar:
- Totalmente pela internet, acessível de qualquer lugar e através de qualquer dispositivo, como computador, tablet ou smartphone, ou também por ligação telefônica através da nossa central de atendimento.
- Funciona 24 horas por dia e 7 dias por semana, garantindo ao paciente a possibilidade de fazer a marcação de sua consulta a qualquer hora do dia, mesmo que o profissional não esteja em horário de trabalho, ou esteja impossibilitado de atender.
- Permite ao profissional ou sua secretária criar e administrar uma ou mais agendas, abrir horas vagas, bloqueando-as ou removendo-as conforme a sua necessidade.
- Permite ao profissional ou sua secretária agendar diferentes tipos de eventos, tais como: Consulta de pacientes, cirurgias, atendimento a representantes comerciais, entre outros.
- Permite ao paciente agendar uma consulta para a melhor data disponível, além de listar, verificar, remarcar ou cancelar sua consulta diretamente pelo sistema/site.
- Envia mensagens (sms, e-mails e etc) de confirmação da consulta agendada para o paciente diminuindo o impacto de possíveis cancelamentos e dando tempo à secretária de realocar a agenda e diminuir o impacto da mudança.
- Possibilita ao profissional ou sua secretária avaliar o impacto de uma alteração na agenda, como por exemplo, excluir um período da agenda para uma viagem ou congresso, permitindo avaliar os custos e planejar a melhor data para a mudança.
- Oferece ao profissional e seus funcionários uma ferramenta de abertura e acompanhento de solicitação de serviço, que permite a abertura de tickets com tarefas a serem executadas, controlar os prazos e responsáveis pela execução da tarefa.
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Prontuário Eletrônico do Paciente
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O serviço ConsultaBem inclui um prontuário eletrônico do paciente, que é o registro histórico em meio digital, com todas as informações de saúde, clínicas e administrativas, ao longo do relacionamento médico x paciente. Como vantagens do prontuário eletrônico podemos citar:
- Acesso pela internet: o profissional pode acessar o prontuário de forma remota, a partir de qualquer lugar.
- Legibilidade: os dados na tela ou mesmo impressos são muito mais fáceis de ler que registros feitos à mão.
- Segurança de dados: sistema bem projetado e com recursos de backup de segurança e planos de desastre, garantindo os dados contra a perda ou dano.
- Confidencialidade das informações do paciente: o acesso ao prontuário é dado por perfil de autorização para cada usuário e o acesso é continuamente monitorado, permitindo auditar e identificar acessos não autorizados.
- Flexibilidade de layout: diferentes fomas de apresentação dos dados, permite visualizar em ordem cronológica crescentes ou não, orientado ao problema ou à fonte.
- Integração com outros sistemas: os dados do paciente podem ser integrados a outros sistemas de informação e bases de conhecimento.
- Pode-se construir interface de captura de dados de monitores, equipamentos de imagens e resultados laboratoriais, evitando erros de transcrição.
- Relatórios dos dados podem ser impressos de diversas fontes e em diferentes formatos, de acordo com o objetivo da apresentação – gráficos, listas, tabelas, imagens isoladas, imagens sobrepostas, etc. Com o prontuário eletrônico o profissional tem ao seu dispor um sistema completo de acompanhamento do paciente que inclui as principais práticas de saúde direcionadas à sua especialidade. Como funcionalidades do prontuário eletrônico estão inclusas:
- Anotações da Consulta: permite ao profissional registrar as observações levantadas durante a consulta.
- Anamneses: permite cadastrar anamneses, identificando as perguntas e respostas possíveis. Na consulta, as anamneses armazenadas podem ser utilizadas para facilitar o preenchimento dos dados pelo profissional durante a entrevista com o paciente.
- Armazenamento de arquivos: permite o arquivamento de documentos externos como textos, laudos, relatórios, exames laboratoriais e de imagem e anexá-los ao prontuário do paciente para fácil recuperação.
- Guia de exame: permite ao profissional preencher pelo sistema as guias de exame do paciente. A guia fica armazenada e pode ser impressa ou enviada digitalmente para o paciente ou laboratório.
- Receita de medicamento: permite ao profissional preencher pelo sistema as receitas médicas do paciente. A receita fica armazenada e pode ser impressa ou enviada digitalmente para o paciente ou farmácia.
- Relatórios do sistema: através de um conjunto de relatórios, o profissional, seus funcionários ou pacientes, tem acesso as informações arquivadas, desde que autorizadas pelo responsável. O ConsultaBem entende a responsabilidade que assume ao armazenar e manipular os registros médicos dos pacientes, bem como as informações sobre o profissional de saúde. Por este motivo incorpora características importantes de segurança e confiabilidade que são descritas a seguir:
- Controle de acesso aos dados: todas as informações armazendas pelo sistema possuem acesso restrito ao profissional que a incluiu. Através de mecanismos de autorização somente o profissional poderá permitir ao paciente ou a outros funcionários a verem todo ou parte dos dados do prontuário de um paciente.
- Auditoria de acesso: todos os acessos, sejam inclusões, alterações, exclusões ou mesmo as consultas, a qualquer dado, é rastreada por um sistema de segurança que permite identificar quem e quando a ação foi executada.
- Exclusão lógica: nenhum registro é efetivamente apagado do sistema, a remoção é lógica. O dado não fica mais visível no sistema mas continua armazenado no banco de dados para garantir a rastreabilidade do dado.
- Backup e Recuperação: modernos procedimentos de backup e recuperação garantem que os registros nunca sejam perdidos mesmo em casos graves de falhas na infraestrutura operacional.
- Segurança dos dados: são utilizados mecanismos sofisticados de segurança como criptografia e certificação digital para o acesso ao site e funções do sistema, garantindo que não seja vulnerável e os dados estejam protegidos.
- Download dos dados: a qualquer momento o profissional pode extrair todos os seus dados do sistema para arquivo texto e guardá-los para utilizar de outra forma. Esta função permite que em caso de desistência do serviço os dados possam ser extraídos e em seguida removidos da nossa base de dados.
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Serviços Complementares
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O serviço ConsultaBem disponibiliza um conjunto de serviços adicionais para organizar e otimizar as funções administrativas e melhorar a gestão das clínicas e consultórios. Os sistemas que apoiam estas atividades estão fortemente integrados aos sistemas de agendamento e de prontuário. São eles:
- Recebimentos e Pagamentos
- Assessoria Contábil, Fiscal e Trabalhista
- Gestão da Clínica/Consultório
