10/22/2025
📢 National Disability Employment Awareness Month
ℹ️ How Employers Might Fail to Meet the Procedural Duty to Accommodate
We want to further expand on the vital importance of the Procedural Duty to Accommodate procedure that must occur. Failings that occur in the Procedural stage can lead to ineffective and unjust implementation of the Substantive process; or worse, the denial of required accommodations.
The procedural duty to accommodate requires employers to actively and fairly engage in the accommodation process. It’s not enough to simply say “we can’t accommodate.” Employers must take reasonable steps to understand an employee’s needs and explore solutions before making a decision.
Unfortunately, some employers fall short of this obligation — often unintentionally — by failing to follow a fair or thorough process.
Common examples of procedural failures include:
1️⃣ Failing to inquire or gather information:
When an employee raises a need for accommodation, the employer ignores the request or doesn’t ask for more details about the employee’s limitations or needs.
⛔️ Example: An employee mentions that their chronic pain makes standing for long periods difficult. Instead of exploring options, the manager simply says, “We don’t have seated positions.”
2️⃣ Not engaging in dialogue:
Employers must communicate openly with the employee. Simply making assumptions or deciding unilaterally on what is “reasonable” is not enough.
⛔️ Example: An employer decides to reduce an employee’s hours instead of discussing possible ergonomic adjustments or modified duties.
3️⃣ Failing to consider alternatives:
Employers must explore different ways to meet the employee’s needs before claiming undue hardship.
⛔️ Example: Refusing to modify a schedule for a worker with medical appointments, even though shift swaps or flexible start times could easily be arranged.
4️⃣ Delays or inaction:
Unnecessary delays in responding to an accommodation request can amount to a procedural breach.
⛔️ Example: An employee requests adaptive software and waits months without follow-up, leaving them unable to perform their job effectively.
5️⃣ Relying on stereotypes or assumptions:
Employers sometimes rely on bias rather than facts.
⛔️ Example: Assuming that an employee with a mental health condition “can’t handle stress” and refusing to discuss workload adjustments.
In short, failing the procedural duty isn’t always about refusing an accommodation outright — it’s about not doing the work to properly assess and support the request. Even if the final decision is reasonable, an employer can still be found to have violated the procedural duty if the process itself was flawed or dismissive.
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📢 Mois national de la sensibilisation à l’emploi des personnes en situation de handicap
ℹ️ Comment les employeurs peuvent manquer à leur obligation procédurale d’accommodement
Nous souhaitons insister davantage sur l'importance cruciale de l'obligation procédurale d'adaptation. Les manquements à cette étape peuvent entraîner une mise en œuvre inefficace et injuste de la procédure de fond, voire, pire encore, le refus des adaptations requises.
L’obligation procédurale d’accommodement exige que les employeurs participent activement et équitablement au processus d’accommodement. Il ne suffit pas de dire « nous ne pouvons pas accommoder ». L’employeur doit prendre des mesures raisonnables pour comprendre les besoins de l’employé et explorer les solutions possibles avant de rendre une décision.
Malheureusement, certains employeurs ne respectent pas cette obligation — souvent sans mauvaise intention — en omettant de suivre un processus juste et rigoureux.
Voici quelques exemples courants de manquements à l’obligation procédurale :
1️⃣ Ne pas recueillir l’information nécessaire :
Lorsqu’un employé exprime un besoin d’accommodement, l’employeur ignore la demande ou ne cherche pas à mieux comprendre les limitations ou besoins de l’employé.
⛔️ Exemple : Un employé mentionne que sa douleur chronique l’empêche de rester debout longtemps. Le gestionnaire répond simplement : « Nous n’avons pas de postes assis. »
2️⃣ Ne pas engager le dialogue :
L’employeur doit communiquer ouvertement avec l’employé. Prendre des décisions unilatérales ou se baser sur des suppositions ne suffit pas.
⛔️ Exemple : L’employeur décide de réduire les heures de travail d’un employé plutôt que de discuter d’ajustements ergonomiques ou de tâches modifiées.
3️⃣ Ne pas considérer les solutions de rechange :
L’employeur doit explorer différentes options avant de conclure qu’un accommodement représente une contrainte excessive.
⛔️ Exemple : Refuser d’ajuster un horaire pour un employé qui a des rendez-vous médicaux, alors qu’un échange de quart ou une flexibilité horaire serait possible.
4️⃣ Des délais ou de l’inaction :
Tarder inutilement à répondre à une demande d’accommodement peut constituer un manquement procédural.
⛔️ Exemple : Un employé demande un logiciel adapté et attend plusieurs mois sans suivi, ce qui nuit à sa capacité d’effectuer son travail.
5️⃣ Se baser sur des stéréotypes ou des préjugés :
Certains employeurs fondent leurs décisions sur des idées préconçues plutôt que sur des faits.
⛔️ Exemple : Supposer qu’un employé ayant un trouble de santé mentale « ne peut pas gérer le stress » et refuser d’envisager des ajustements à la charge de travail.
En résumé, manquer à l’obligation procédurale ne signifie pas toujours refuser un accommodement — cela peut aussi vouloir dire ne pas avoir fait le travail nécessaire pour bien évaluer et appuyer la demande. Même si la décision finale semble raisonnable, un employeur peut être jugé en contravention de l’obligation procédurale si le processus suivi est inadéquat ou négligent.
