01/11/2025
感恩目前所接受過邀約演講/講座/工作坊的主辦人/主辦團隊，都是認真負責又有禮貌的好人💕
#如何好好邀請一場演講
最近「演講邀請的地雷」又又又又在社群媒體上引起熱烈討論，我們不談炎上的內容，但想要跟大家分享「邀請演講（或是任何活動）」的禮儀。
正好我們在八月聊過這一集，就把重點整理如下，希望減少這個世界的內耗 🙏
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1️⃣ #基本能力
📍能將事情有條理地交代清楚。
📍邀請訊息完整：包括緣由、時間、地點、主題、費用。
📍盡量讓演講有意義、聽眾有動機（當然有很多是不得不應付跟核銷的活動啦我們知道）。
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2️⃣ #聯絡管道
📍Email應該是最受接納的途徑：可以留下完整溝通紀錄，也方便講師紀錄行程，並且不會太過打擾，讓講師可以有回應的緩衝時間。
📍對於原本就認識的講師，一開始可以用私人聯繫管道（如LINE、social media），但最後也可以轉為email留下正式紀錄。
📍若非私交，建議向講師說明自己如何取得這種聯繫管道，尤其是個資（如手機號碼、LINE、非公開的信箱），否則會讓人覺得個資外洩。
📍敲定演講後也可以考慮互相留下手機號碼或LINE，做為演講當天緊急聯絡之用。
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3️⃣ #緣起
📍主辦單位及承辦人自我介紹：向演講者說明這是什麼單位、自己是什麼職務。
📍為什麼邀請這位講師：精簡即可，可以核對是否邀請了專長相符的講師、幫助講師了解主辦單位邀請的動機、了解承辦人基本能力、是否有基本尊重⋯⋯以利講師判斷答應與否。
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4️⃣ #商定時間
📍建議將年、月、日、星期幾、幾點都完整寫出（星期幾可以幫助驗算核對日期是否正確無誤）。
📍將12小時制或24小時制寫清楚。
📍再次提醒時間：若提早數月甚至一年的邀請，可以在演講前再次提醒講師。但太常提醒顯得嘮叨，一般來說，數月前的邀請，在演講前1-2週再提醒一次比較適宜。
📍較有技巧的方式：提醒時間時，一併提供一些附帶資訊，例如停車資訊、接送細節、是否準備茶水咖啡等
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5️⃣ #選演講時段
📍只有一個時段可以選擇：沒什麼好說的，講師時間不行就是不行了。
📍有好幾個（但是有限的）選項：條列出來讓講者選擇或是排序。
📍有好幾個講師，要在同一個活動中安排出不同的時段：先將活動中最需要優先敲定、或最不容易敲定的講者定下時間。有賴承辦人清楚的頭腦與排序。
📍演講時間彈性很高，選擇太廣：需要匡限出一個範圍，以利後續溝通。例如講清楚幾月份、週間還是週末、白天還是晚上、哪些時段已經不能安排。
🤢 範例一：因為是安排給高中教師的進修課程，希望安排在7-8月暑假期間，以平日（週一至週五）的白天優先。
🤢 範例二：因為對象是不羈的靈魂，希望安排在鬼月的晚上。
🤢 範例三：因為目標是撫慰地方媽媽對於子女及另一半的厭煩，預計安排在下半年的週末晚上，以線上進行，但希望避開百貨週年慶檔期。
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6️⃣ #講師費
📍費用常常不是講師最重要的考量，但務必要先說清楚講師費，以及是否有交通費及住宿費核銷。不要讓講師還得自己開口問！
📍若有提供住宿，要講清楚是由主辦單位代訂還是講師自訂，核銷上限是多少錢。
📍若有核銷交通費，要講清楚可以核銷哪些交通工具，需要什麼單據。
📍報稅：演講費用的所得稅申報方式可能有三種，執行業務所得(9A或9B)或薪資所得(50)，對講師節稅來說大致上是9B優於9A優於50，這三種報稅方式有不同的規範。
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7️⃣ #紀念品
📍很多紀念品是令講師困擾的，尤其是強烈充滿主辦機關自我紀念意味的沈重紀念品。
📍感謝狀雖然不重，但真的有點消耗地球資源。
📍常見的紀念品包括：環保餐具、麵包餐盒、馬克杯、保溫瓶、保溫杯、隨身碟、筆、貼紙、便利貼、可愛小書包、托特包、書、紙鎮⋯⋯還有把以上東西全部裝起來的福袋。
📍紀念品好壞可能很主觀，但一般來說越重的紀念品越惹人嫌，尤其講師如果是舟車勞頓前來，絕不想看到紙鎮或沈重的書。
📍當地伴手禮有些可能正巧可以打中講者。
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8️⃣ #事後回饋（有些講師蠻期待這樣的回饋）
📍提供演講照片或合影。
📍提供聽眾回饋表單。
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9️⃣ #大忌諱 🥶🥶🥶
📍亂槍打鳥的邀請方式，發了好幾封邀請信，連講師名字都忘了改。
📍逼近截止日才趕著辦理。
📍把講師的個資裸奔，身分證字號、手機號碼、戶籍地址全都露。
📍約演講時間不說清楚選項。
📍來回好幾封信，關於演講的資訊都需要講者自己問，問了五個問題只回答一個。
📍把講師當備胎，同時進行詢問，結果前面的輪胎還突然可以了。
📍沒有得到演講者確認同意受邀，就擅自公告演講訊息。
📍更糟的是擅自公佈後，演講者說時間根本無法配合，又誣陷公告「演講者臨時取消」。
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想要了解更多，可以去收聽我們的EP65 #邀請演講也是一種修羅場：
https://open.firstory.me/story/cmeit7qro00m801t1e1qh4svh
