Những điều xàm xí by Jin

17/04/2025

Send a message to learn more

15/04/2025

Trong quá trình đồng hành cùng một số phòng khám tư nhân vừa và nhỏ, mình nhận ra một điểm chung khá đáng lo:

Việc quản lý chất lượng chuyên môn của nhân sự y tế thường không được chú trọng đúng mức.

Không phải vì họ không quan tâm. Mà là vì:

– Chủ cơ sở thường vừa làm quản lý, vừa làm chuyên môn, không đủ thời gian kiểm tra chéo.
– Không có quy trình đánh giá chất lượng nội bộ cụ thể, hoặc có nhưng không được cập nhật.
– Nhân sự y tế mới vào nghề nhưng không được hướng dẫn/đào tạo lại theo chuẩn của cơ sở.
– Và đôi khi, chưa có người đủ trung lập để đánh giá khách quan mà không làm mất lòng nhân viên.

💡 Với vai trò trợ lý từ xa, mình không can thiệp chuyên môn trực tiếp, nhưng mình có thể làm những điều sau để hỗ trợ:

– Thiết kế quy trình đánh giá chuyên môn và kỹ năng mềm định kỳ cho nhân sự.
– Hỗ trợ tổng hợp phản hồi từ khách hàng để phát hiện vấn đề chuyên môn tiềm ẩn.
– Đề xuất kế hoạch đào tạo bổ sung phù hợp với từng vị trí trong phòng khám.
– Làm cầu nối truyền thông nội bộ để chủ cơ sở và nhân viên hiểu nhau hơn.
– Tạo bảng theo dõi tiến độ và năng lực nhân sự theo thời gian.

📌 Mình tin rằng:
Chất lượng chuyên môn không chỉ là nền tảng để giữ chân khách hàng, mà còn là yếu tố sống còn để phòng khám duy trì uy tín và phát triển bền vững.

Nếu bạn đang cần một người đồng hành để nhìn ra vấn đề, lên quy trình, giám sát thực hiện và giúp đội ngũ của bạn tiến bộ từng ngày — thì một người hỗ trợ từ xa có chuyên môn có thể giúp bạn làm điều đó – một cách bài bản, thực tế và hiệu quả.

13/04/2025

🔥 CỘT SỐNG CỦA TÔI LÀ NẠN NHÂN CỦA...DEADLINE! 🔥

Cột sống của tôi SOS rồi các bạn ơi! 😭

Freelancer, dân văn phòng, đồng nghiệp cày cuốc đâu rồi ạ?
Hãy cho tôi thấy cánh tay của các bạn! 🙌
Hãy nói tôi không cô đơn đi! Pờ liiiii~

ĐỨNG DẬY, ĐỨNG DẬY TẬP THỂ DỤC THÔI!

Nghèo thì cũng nghèo rồi… đâu thể để cột sống nghèo nàn hơn được nữa! 💀
Nói chứ cũng hèn hèn thôi. Nêu cao tinh thần tập thể dục, nhưng lên YT gõ: 5 minute exercise for office workers. Ai ngờ có thật, có nha mấy bồ.

👉 Cứu cánh đây rồi: 5 MINUTE STRETCH BREAK AT WORK (FOR BETTER POSTURE AND TIGHT BACK) | STRESS RELIEF AT WORK

https://youtu.be/7Ux--k7uwBY?si=dg1_M9bE342_O8bH

Mức độ này chắc vẫn cố được. Phải cứu lấy chiếc cột sống xinh đẹp này thôi. 😎

Use this 5 minute break to stretcH out a tight back and encourage better posture. Whether you’ve got a long day at work or just need to 5 minutes to yourself...

11/04/2025

Nhân viên "RẢNH" – nhưng không ai chủ động làm gì!

Qua quá trình hỗ trợ các chủ doanh nghiệp trong ngành dịch vụ nói chung và dịch vụ y tế nói riêng, mình nhận thấy một vấn đề phổ biến mà hầu hết họ đều gặp phải: nhân viên không chủ động tận dụng thời gian rảnh.

Là chủ doanh nghiệp, bạn đã quá bận rộn với công việc chuyên môn, vận hành doanh nghiệp và phục vụ bệnh nhân. Thế nhưng, bạn vẫn phải liên tục để mắt:
👓Lễ tân có đang ngồi không khi vắng khách?
👓Điều dưỡng đã tận dụng thời gian rảnh chưa?
👓Dược sĩ có hoàn thành kiểm kê thuốc đúng hạn không?

Vấn đề không nằm ở việc thiếu nhân sự, mà chính là thiếu một hệ thống quản lý thời gian hiệu quả. Tình trạng này kéo dài sẽ gây ra những hệ lụy nghiêm trọng:
❌Nhân viên trở nên thụ động, ỷ lại vào chỉ đạo
❌Lãng phí nguồn lực và thời gian làm việc
❌Khách hàng cảm nhận được sự thiếu chuyên nghiệp
❌Bạn phải gánh vác cả công việc chuyên môn lẫn áp lực quản lý

Mình hiểu rằng: Mỗi phút trôi qua là cơ hội để nâng cao chất lượng dịch vụ của bạn! Nếu bạn cảm thấy mình đang "gồng gánh" mọi thứ trong doanh nghiệp, đã đến lúc cần một giải pháp chuyên nghiệp. Với vai trò Trợ lý cá nhân từ xa, mình sẽ hỗ trợ bạn xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện:
1️⃣ Thiết kế quy trình làm việc tùy chỉnh cho từng vị trí (lễ tân, điều dưỡng, dược sĩ, bảo vệ...)
2️⃣ Soạn sẵn danh sách công việc cần làm khi không có bệnh nhân, giúp nhân viên chủ động hơn.(Xin được bí mật danh sách này, chỉ trao đổi riêng với chủ doanh nghiệp, vì nó quá dài và có thể làm các nhân viên oán giận trợ lý).
3️⃣ Nhắc nhở và phân công công việc tự động, giúp nhân viên biết rõ mình cần làm gì trong ngày.
4️⃣ Theo dõi tiến độ và lập báo cáo định kỳ theo tuần/tháng để bạn nắm bắt tình hình
5️⃣ Quy trình làm việc nhẹ nhàng, bài bản – không tạo áp lực cho bạn và nhân viên.

Bạn tập trung vào chuyên môn - Để mình lo phần quản lý

Với một hệ thống quản lý phù hợp và người hỗ trợ chuyên nghiệp, bạn sẽ giải phóng thời gian và tâm trí để tập trung vào điều quan trọng nhất: chăm sóc khách hàng và phát triển doanh nghiệp.

👓Hãy để mình giúp bạn quản lý nhân sự, nâng cao chất lượng dịch vụ và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả!

09/04/2025

CHƯA TỪNG LÀM – Làm sao tạo niềm tin với khách hàng?

Trong công việc trợ lý từ xa, có đôi khi mình nhận được những nhiệm vụ mới mà chưa từng làm qua. Tuy nhiên, thay vì từ chối, mình luôn xem đây là cơ hội để học hỏi, phát triển kỹ năng và chứng minh khả năng giải quyết vấn đề.

Vậy, khi nhận nhiệm vụ mới, mình sẽ làm gì để đảm bảo hoàn thành công việc hiệu quả và tạo niềm tin với khách hàng?

1. Thẳng Thắn Trao Đổi – Nhưng Không Phải Là "Em Không Biết Làm"

Thay vì nói "Em chưa làm cái này bao giờ", mình sẽ trình bày:
✅ "Anh/chị ơi, em chưa có kinh nghiệm trực tiếp với việc này, nhưng em đã làm những dự án tương tự như [kể ra kỹ năng liên quan]. Em sẽ nghiên cứu kỹ và báo cáo tiến độ thường xuyên để đảm bảo kết quả tốt nhất."
→ Khách hàng cần sự trung thực, nhưng cũng cần thấy mình có khả năng thích nghi.

2. Tự Tin Nhờ Có "Khung Giải Quyết Vấn đề" Của Riêng Mình

Dù là việc mới, mình luôn có quy trình xử lý rõ ràng:
🔹 Bước 1: Tìm hiểu kỹ yêu cầu, hỏi khách hàng thật chi tiết.
🔹 Bước 2: Nghiên cứu nhanh – đọc tài liệu, xem case study, học từ người đi trước.
🔹 Bước 3: Tận dụng kỹ năng nền tảng như quản lý thời gian, giao tiếp và tổ chức công việc để xử lý nhiệm vụ mới một cách hiệu quả và xây dựng quy trình làm việc khoa học. (bước này siêu quan trọng)
🔹 Bước 4: Làm thử, gửi bản draft sớm để nhận feedback.
🔹 Bước 5: Chỉnh sửa, tối ưu và "vào guồng" – biến nó thành quy trình chuẩn cho lần sau.

3. Giữ liên lạc và cam kết với khách hàng

Mình luôn đảm bảo với khách hàng:
✔ "Em sẽ cập nhật tiến độ hàng ngày/tuần để anh/chị nắm rõ."
✔ "Nếu có vấn đề phát sinh, em sẽ luôn chủ động tìm ra giải pháp và cải tiến quy trình để mang lại kết quả tốt nhất."
→ Sự minh bạch giúp xây dựng niềm tin, ngay cả khi mới bắt đầu.

4. Sau Khi Hoàn Thành – Cải Tiến Liên Tục

Mình không dừng lại ở "xong việc", mà luôn:
📌 Rút kinh nghiệm: Ghi chú lại những gì học được.
📌 Tối ưu quy trình: Lần sau làm nhanh hơn, chất lượng hơn.

Mình tin rằng khả năng thích nghi và giải quyết vấn đề quan trọng hơn kinh nghiệm có sẵn. Bằng sự tổ chức khoa học, khả năng giải quyết vấn đề và cam kết cải tiến quy trình làm việc, mình tin rằng mình sẽ hoàn thành tốt công việc và tạo sự tin tưởng từ khách hàng.

07/04/2025

ĐỪNG CHỜ "SẴN SÀNG HOÀN TOÀN" – HÃY BẮT ĐẦU NGAY KHI BẠN CÓ ĐỦ 2 ĐIỀU NÀY!

Có phải bạn đang chờ đợi một khoảnh khắc "hoàn hảo" để bắt đầu? Một thời điểm khi bạn đã tích đủ kiến thức, kỹ năng và sự tự tin? Thực tế là, bạn sẽ chẳng bao giờ cảm thấy "sẵn sàng 100%" nếu cứ mãi đợi chờ!

TẠI SAO BẠN KHÔNG CẦN PHẢI "SẴN SÀNG HOÀN TOÀN" MỚI XUẤT PHÁT?

Cuộc sống không có đáp án trước: Bạn không thể biết mình thiếu gì cho đến khi thực sự va chạm. Càng làm, bạn sẽ càng hiểu mình hợp gì, giỏi gì, và thiếu gì. Càng làm, bạn sẽ tìm ra cách làm tốt hơn.
Cơ hội không chờ đợi ai: Trong lúc bạn ngồi phân tích, người khác đã chạy được nửa đường!

Thay vì suy nghĩ “hoặc sẵn sàng hoàn toàn, hoặc hoàn toàn không sẵn sàng”, hãy thử thay đổi góc nhìn: “Đủ sẵn sàng để bắt đầu + sẵn sàng học hỏi trên đường đi.”

BẠN KHÔNG CẦN BIẾT TẤT CẢ, 2 THỨ BẠN CẦN CÓ LÀ:

1️⃣ Tinh thần sẵn sàng học hỏi – Chấp nhận thử thách và không ngại sai.
2️⃣ Kiến thức/kỹ năng đủ để bước đi bước đầu tiên – Không cần giỏi ngay, chỉ cần biết đủ để khởi động.
Trên hành trình thực tế, bạn sẽ học nhanh hơn gấp trăm lần so với việc chỉ nghiên cứu lý thuyết.

3 LỢI ÍCH KHI MÌNH BẮT ĐẦU DÙ CHƯA "SẴN SÀNG"

1️⃣ Học qua thực chiến – Sách vở không dạy bạn bằng trải nghiệm thực tế.
2️⃣ Điều chỉnh nhanh chóng – Phát hiện sai lầm sớm và thay đổi kịp thời.
3️⃣ Xây dựng sự tự tin – Mỗi thử thách vượt qua chính là bằng chứng cho thấy bạn đang tiến bộ!

Còn nếu thất bại thì sao?

Không sao cả, đó không phải là kết thúc! Nếu làm rồi nhận ra mình còn thiếu gì đó! Bạn chỉ cần dừng lại, bồi đắp thêm kiến thức, tiếp tục bước tiếp.
Quan trọng nhất: Bạn không còn nằm trong vòng an toàn để rồi tự hỏi "Giá như mình dám thử...". Đứng dậy và xuất phát luôn đi nhé!

05/04/2025

Khi Sở Thích Trở Thành Công Việc

Viết lách từng là nơi trú ẩn của mình. Cầm bút lên (giờ thì gõ phím) là cảm giác được đắm chìm vào thế giới riêng, nơi mình có thể viết bất cứ điều gì, không giới hạn, không áp lực. Viết là niềm vui, là góc nhỏ để giải tỏa, là sự tự do tuyệt đối.

Rồi một ngày, viết trở thành công việc.

Mình đã lo lắng. Liệu những con chữ khi phải “đáp ứng mục tiêu” có còn khiến mình thấy vui? Liệu mình có chán viết?

Nhưng giờ đây, nhìn lại hành trình đã qua, giữa tất cả những công việc phải làm, viết vẫn là thứ mình thích nhất.

Đúng là có những thay đổi. Đúng là viết không còn hoàn toàn tự do như trước. Đôi khi, những deadline gấp gáp khiến mình căng thẳng. Đôi khi, phải viết về những chủ đề không thực sự yêu thích. Nhưng nó vẫn cho mình một góc nhìn mới, một sự thử thách thú vị.

Sau tất cả, mình nhận ra rằng dù viết có là sở thích hay công việc, mình vẫn thích viết. Đó là điều không thay đổi.

Mình vẫn tìm thấy niềm vui khi những từ ngữ của mình chạm đến trái tim người đọc. Vẫn hào hứng mỗi khi bắt đầu một dự án mới. Vẫn yêu thích cảm giác ngồi trước bàn phím, để những ý tưởng tuôn trào.

Có những ngày mình viết vì công việc, nhưng cũng có những ngày mình viết chỉ vì mình muốn. Và đó là cách mình giữ được niềm vui với nó.

Mình học được rằng, khi biến đam mê thành nghề nghiệp, ta không nhất thiết phải đánh đổi niềm vui. Thay vào đó, đam mê ấy chỉ chuyển hóa, trở nên sâu sắc hơn và mở rộng theo những hướng mới mẻ.

Hóa ra, nỗi lo về việc đánh mất niềm đam mê khi nó trở thành công việc chỉ là một hiểu lầm. Đam mê thực sự không dễ dàng mất đi. Nó chỉ thay đổi hình thái và tìm ra những cách mới để tồn tại, để phát triển.

Và mỗi ngày, mình vẫn biết ơn vì được viết. Được sống với đam mê. Được làm việc mình yêu thích.

04/04/2025

Hạnh phúc, rốt cuộc, là gì nhỉ?
Liệu có một định nghĩa nào đủ bao trọn cảm xúc ấy?

Với mình, không. Hạnh phúc không phải một công thức chung, càng không phải thứ có thể đo đếm rạch ròi. Nó mang tính chủ quan, thay đổi tùy theo mỗi người, mỗi nền văn hóa, mỗi giai đoạn cuộc đời.

Vậy nên, dạo này, mình đã ngừng cố gắng gọi tên nó. Thay vào đó, mình chọn cách cảm nhận và tận hưởng nó.

Hạnh phúc, với mình bây giờ, đơn giản là những khoảnh khắc mà trái tim thấy bình yên. Là khi mình hài lòng với chính mình, thấy cuộc sống có ý nghĩa, và được kết nối với những điều quan trọng. Hạnh phúc không phải là một đích đến xa vời, mà là một hành trình—nơi có những niềm vui giản dị, những phút giây an nhiên và những điều bé nhỏ nhưng đủ làm lòng ấm áp.

03/04/2025

Bí Quyết Quản Lý Thời Gian để Vừa Là Bác Sĩ, Vừa Là Trợ Lý Từ Xa

Kỹ năng quản lý thời gian là yếu tố then chốt đối với nghề trợ lý từ xa. Nhưng với mình—một bác sĩ đồng thời là trợ lý từ xa—đây còn là một thử thách lớn hơn nhiều.
Tất nhiên, mình không thể làm tốt ngay từ đầu. Đó là cả một quá trình điều chỉnh và thay đổi từng chút một để tìm ra sự cân bằng.

Dưới đây là những chiến lược và phương pháp quản lý thời gian hiệu quả mà mình đang áp dụng.

1. Hy Sinh Thời Gian Cá Nhân
Mình học cách hạn chế các hoạt động giải trí không cần thiết và từ chối những công việc không phù hợp với thời gian hiện có. Việc này giúp mình tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.

2. Phát Triển Kỹ Năng Ưu Tiên Công Việc
Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Điều này giúp mình giải quyết những nhiệm vụ cấp bách trước và tránh cảm giác “bận rộn giả tạo.”

3. Lập Kế Hoạch Chi Tiết
Mình sử dụng Google Calendar để lên lịch làm việc chi tiết. Phân bổ thời gian cho từng công việc trong ngày, tuần, và tháng giúp mình không bỏ sót nhiệm vụ nào.

4. Linh Hoạt và Thích Ứng
Lịch trình không phải lúc nào cũng hoàn hảo, vì vậy mình luôn sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi bất ngờ.

Việc cân bằng giữa công việc bác sĩ và trợ lý từ xa đòi hỏi không chỉ kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, mà còn cần sự hỗ trợ từ công nghệ phù hợp và những ranh giới rõ ràng giữa các vai trò. Tuy nhiên, mình cũng chấp nhận rằng mọi thứ không phải lúc nào cũng hoàn hảo. Mình sẽ cố gắng liên tục đánh giá và điều chỉnh để duy trì sự cân bằng lâu dài và hiệu quả.